[ Pobierz całość w formacie PDF ]
.Czy skierowany do dużej grupy ludzi przekaz, nad organiza-cją którego pracujesz, mógłby zostać skuteczniej nagłośniony przyużyciu innego medium? Do wyboru masz wiele technik rozpo-wszechniania informacji.Nie musisz się decydować na wydatkii koszty związane z organizacją konferencji.Alternatywne media konferencyjneTak jak ze wszystkimi technikami marketingowymi, zawsze wy-stępuje tu konieczność wyboru pomiędzy niższymi kosztami przy-gotowania a niższymi kosztami prowadzenia, w zależności odliczby uczestników.Tylko Ty sam jesteś w stanie stwierdzić, któratechnika będzie najskuteczniejsza na drodze do osiągnięcia celóworganizacji.Prosta lista kontrolna może pomóc w ustaleniu, czy konferen-cja jest słusznym wyborem. 12 JAK ZORGANI ZOWA PERFEKCYJN KONFERENCJZalety WadyNagranie wideof& Niedrogie przy dużej liczbie f& Może się wydawać bezosoboweuczestników f& Nie jest interaktywnef& Krótki czas trwania f& Przekazuje minimalną liczbę detalif& Pełna kontrola nad przekazemBroszuraf& Wygodna w dystrybucji f& Wymaga dokładnego przestudiowaniaf& Przekazuje dość dużą liczbę f& Może nie nadawać się dla wszystkichszczegółów pracownikówf& Jest materiałem trwałym f& Nie jest interaktywnaPoczta e-mailf& Szybka f& Pozwala przekazać jedną informacjęf& Dobra do przekazywania wielu osobomszczegółów f& Może być mylnie zinterpretowanaf& Bezosobowa f& Aatwo ją zignorowaćWideokonferencjaf& Natychmiastowa reakcja f& Wymaga przeszkolenia w zakresief& Stosunkowo niedroga technologiif& Kierowana do małej liczby f& Postrzegana jako sztuczka reklamowaodbiorców f& Możliwość dyskutowaniaNauka na odległośćf& Pełne zaangażowanie f& Nie jest interaktywna (przeważnie)f& Dobra do przekazywania f& Wymaga odprawyszczegółów f& Nie tworzy poczucia grupy f& Mierzy postępy w naucePotrzeba konferencji lista kontrolnaOcena(w skali od 1 do 10)1.Duża liczba uczestników (ponad 50).2.Potrzeba interaktywności i jednoczesności.3.Przekaz trzeba zilustrowaćdopracowaną prezentacją.4.Konieczna jest uważna kontrolanad przepływem informacji.5.Trzeba podbudować morale.Suma. C ZY KONFERENCJA JEST NAPRAWD POTRZEBNA? 1 3Jeżeli suma przyznanych punktów jest mniejsza niż 25 na 50, towarto się zastanowić, czy właśnie konferencja powinna być wy-braną techniką komunikacji.Badania rynku niezmiennie dowodzą, że około jedna trzeciawszystkich konferencji to małe spotkania kadry zarządzającej wy-sokiego szczebla, a kolejna jedna trzecia ma charakter szkolenio-wy.Pozostała trzecia część jest podzielona pomiędzy konferencjedla handlowców, premiery produktów, ogólne spotkania zarzą-dów i konferencje zachęcające do kupna (te ostatnie to tylko 4%).Tak więc większość konferencji jest dość dobrze zdefiniowanai ma pewne specyficzne parametry.Problem w tym, jak podejść doorganizacji tych bardziej marginalnych konferencji, które opierająsię stosowaniu wypróbowanej formuły.Jeżeli z taką właśnie kon-ferencją masz do czynienia (na przykład spotkanie handlowców,premiera produktu lub fuzja przedsiębiorstw), musisz przywią-zać szczególną uwagę do tego, by z chwilą ustalenia, że konferen-cja jest rzeczywiście potrzebna, mieć jasną wizję, czemu ma onasłużyć.Innymi słowy, musisz sprawić, by cele były przejrzyste.Ustalanie celówUstalenie celów może być jedną z tych rzeczy, których nie jesteśw stanie zrobić zupełnie sam, nawet jeżeli to Tobie zlecono orga-nizację konferencji.Musisz zadbać o to, by inicjatorzy konferen-cji sformułowali w sposób klarowny cele, jakie dzięki niej chcąosiągnąć.Może to być niełatwe zadanie.Jeżeli podejdziesz do te-go bez śmiałości, usłyszysz po prostu jakieś frazesy.Jeżeli podej-dziesz zbyt agresywnie, ryzykujesz, że zrazisz do siebie właśnietych ludzi, których współpraca jest Ci potrzebna (co więcej, naj-częściej będą to osoby postawione wyżej od Ciebie, więc uderza-niem pięścią w stół niewiele osiągniesz).Najlepszym sposobem na przebrnięcie przez ten etap jestpróba samodzielnego dojścia do tego, jakie są cele konferencji, poczym prośba o komentarze i wyjaśnienia.Oto kilka możliwychcelów dla pewnych konkretnych typów konferencji, które z pozo-ru mogą wydawać się dość podobne. 14 JAK ZORGANI ZOWA PERFEKCYJN KONFERENCJDoroczna konferencja pracownikówf& Zaprezentować wyniki z bieżącego roku i plany na roknastępny.f& Ogłosić zmiany w strukturze (fuzja, przejęcie, poziomzatrudnienia).f& Stworzyć klimat działania w grupie
[ Pobierz całość w formacie PDF ]